Bạn mong mỏi viết thư mời cho nhiều người dân bằng tài năng trộn thư trong Word dẫu vậy lại do dự cách. Thay bởi ngồi làm thủ công·cho từng bức thư sao bạn không thử sử dụng Mail Merge. Bằng cách này, người dùng hoàn toàn có thể tiết kiệm thời hạn và nỗ lực cố gắng trong bài toán tạo thư. Theo dõi bài viết mình đã hướng dẫn biện pháp trộn thư vào Word 2016, 2010 đưa ra tiết!
Trộn thư trong Word là gì? tại sao cần trộn thư trong Word?
Trộn thư hay nói một cách khác là Mail Merge là thừa trình tự động hóa câu hỏi gộp thông tin xuất phát điểm từ một nguồn dữ liệu. Ví như gộp danh sách add email hoặc danh sách người tiêu dùng vào một tài liệu Word. Để tạo thành nhiều bạn dạng sao của tài liệu kia với các thông tin không giống nhau.
Trộn thư trong Word sẽ giúp bạn máu kiệm thời hạn khi tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu tất cả cùng câu chữ nhưng có tin tức khác nhau. Ví dụ như như các thư mời tham dự, giấy khen,.... Nỗ lực vì nên điền thông tin một giải pháp thủ công. Kỹ năng trộn thưsẽ góp bạn auto thêm thông tin đó vào tài liệu.
Ngoài ra việc trộn thư vào Word còn sút thiểu chứng trạng sai sót lúc điền thông tin thủ công. Nó được cho phép bạn nhập thông tin một lần và áp dụng lại tin tức đó đến nhiều bạn dạng sao không giống nhau của tài liệu. Ví dụ, chúng ta cũng có thể tạo ra những bức thư mời có tên riêng, showroom của từng tín đồ nhận một cách tự động.
Trộn thư vào Word là một nhân kiệt hữu ích cùng tiện dụng. Người sử dụng tính năng này đã tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả thao tác hơn khôn xiết nhiều. Vậy làm giải pháp nào nhằm trộn thư trong Word hãy cùng mình mày mò ngay sau đây nhé!
Tổng phù hợp 2 biện pháp trộn thư trong Word 2010, 2016
Đối cùng với trộn thư trong Word 2010 và năm 2016 đều gồm cách thực hiện giống nhau. Nên bạn cũng có thể tham khảo những hướng dẫn trộn thư trong Word bằng cách tự tạo list dưới đây.
Trộn thư vào Word bằng phương pháp tự chế tạo danh sách
Để thực hiện trộn thư vào Word, trước tiên bạn cần có một tệp tin danh sách. Trường hợp bạn không tồn tại file list sẵn thì rất có thể nhập thủ công hoặc từ tạo list để thực hiện trộn thư. Giải pháp thực hiện cũng rất đơn giản cùng xem nhé!
Tạo danh sách
Bước 1: Đầu tiên chúng ta mở Word vào tab Mailings. Tiếp đến chọn Start Mail Merge và liên tiếp chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Lúc này bên đề xuất màn hình xuất hiện bảng Mail Merge sống trang đầu tiên Step 1 of 6 bạn click chuột vào Letters. Bước này tức là bạn đang thao tác làm việc trên một số loại tài liệu bên dưới dạng thư. Tiếp nối chọn Next: Starting document.
Bước 3: Sau khi dấn Next sẽ mở ra trang mới Step 2 of 6. Lựa chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại) và nhấn Next: Select Recipients.
Bước 4: Chuyển lịch sự Step 3 of 6 các bạn click vào Type a new list rồi liên tục nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Hoàn thành tất cả các Step trên màn hình hiển thị sẽ xuất hiện thêm cửa sổ New Address list. hôm nay bạn chọn vào Customize Columns để lựa chọn trường như tên, địa chỉ,...
Bước 6: Tại hộp thoại Customize Address List lựa chọn các tên trường các bạn cần. Biến hóa hoặc xóa bớt những trường không nên thiết. để ý có một số dữ liệu tất cả thể thiết lập như sau:
Sau khi lựa chọn ngừng bạn nhấn OK là các trường sẽ được thêm vào New Address list.
Bước 7: Ở công đoạn này bạn triển khai điền tin tức cơ phiên bản của các trường. Ví như hình minh họa. Nhấn OK là hoàn tất câu hỏi tạo danh sách.
Trong đó:
New Entry: Thêm một dòng mới.Delete Entry: Xóa dòng.Find: tìm kiếm.Bước 8: Cửa sổ Save Address List hiện nay ra. Bạn triển khai việc đánh tên và lựa chọn thư mục tiếp nối nhấn Save nhằm lưu.
Bước 9: sau khoản thời gian lưu hoàn thành tại form Mail Merge Recipients. Chúng ta kiểm tra lại các thông tin khách mời và rất có thể sửa đổi qua những chức năng:
Sort: chuẩn bị xếp những dữ liệu vào một danh sách theo một tiêu chuẩn nhất định, ví dụ bố trí theo sản phẩm công nghệ tự tăng, giảm dần.Filter: lọc ra những dữ liệu trong một danh sách dựa vào một hoặc các tiêu chí. Ví dụ các điều kiện xúc tích và ngắn gọn như mập hơn, nhỏ dại hơn, bằng, khác,...Find duplicates: Tìm với xóa những dữ liệu giống nhauValidate address: chứng thực lại địa chỉ.Kiểm tra kết thúc bạn lựa chọn OK là chấm dứt việc sản xuất danh sách. Vào phần tiếp theo, nội dung bài viết sẽ khuyên bảo trộn thư trong Word.
Bắt đầu trộn thư trong Word
Bước 10: quay trở lại bảng Mail Merge trên trang Step 3 of 6. chúng ta chọn Use an existing list rồi liên tục nhấn Next: Write your letter.
Bước 11: Qua trang Step 4 of 6 lựa chọn More items.
Bước 12: Cửa sổ Insert Merge Fields hiện tại ra, từ bây giờ bạn click vào Database Fields. Kế tiếp nhấn vào từng trường đã thiết kế sau đó chọn Insert tại các vị trí rồi nhận Cancel nhằm thoát cửa sổ.
Ta được tác dụng sau khi chèn hết các trường vào Word.
Bước 13: quay trở về Word các bạn chọn tiếp Next: Preview your letters ngơi nghỉ trang Step 4 of 6.
Bước 14: Qua Step 5 of 6 nhấn Next: Complete the merge là kết thúc quá trình Step.
Ta thu được xem như kết quả.
Như vậy, đến công đoạn này là ta vẫn hoàn tất câu hỏi trộn thư vào Word bằng phương thức thủ công. Để coi được tác dụng của quy trình trộn thư này, cùng theo dõi các bước tiếp theo nhé.
Xem lại kết quả
Bước 15: Để xem những trang sau thời điểm trộn chúng ta vào tab Mailings trên thanh công cụ. Tại mục Finish và Merge chọn Edit Individual Documents.
Bước 16: Màn hình hôm nay xuất hiện khung Merge khổng lồ New Document các bạn tiến hành click chuột vào ô All.
Cuối thuộc nhấn OK tài liệu của bạn sẽ được tạo nên nhiều phiên bản sao hơn.
Ngoài bài toán trộn thư trong Word bằng phương pháp tự tạo danh sách như trên. Bạn vẫn rất có thể chèn list excel vào word nhằm rút ngắn những bước. Rõ ràng như chũm nào hãy theo dõi nhé!
Trộn thư bằng phương pháp sử dụng tệp tin Excel gồm sẵn
Ở cách này sẽ không cần tạo danh sách với ngôi trường hợp bạn đã có sẵn tệp tin Excel. Và các bước thực hiện tại trộn thư vào Word bởi Excel cũng không khác mấy so với vấn đề tự tạo ra danh sách. Liên tục theo dõi để mày mò nhé!
Bước 1: Để sở hữu file Excel vào word bạn tiến hành tương tự trường đoản cú Bước 1 cho Bước 3 của lý giải Trộn thư vào Word bằng phương pháp tự tạo thành danh sách.
Bước 2: Ở Step 3 of 6 click vào ô Use an existing list, kế tiếp nhấn vào Browse. Hôm nay bạn triển khai chọn file phải chèn rồi nhấn Open.
Bước 3: sau đó màn hình xuất hiện bảng Select Table. Lựa chọn vào Sheet cần tải rồi dìm OK là danh sách Excel đang được đưa lên Word.
Bước 4: sau thời điểm đã mua danh sách xong bạn thường xuyên nhấn Next: Write your letter.
Bước 6: Chọn More items để hiện ra cửa sổ Insert Merge Fields. Và tiến hành chọn các trường yêu cầu thêm vào tài liệu sau đó nhấn Insert.
Bước 7: Để xem công dụng bạn nhấp trên Next: Preview your letters và Next: Complete the merge để xong việc trộn thư.
Việc sinh sản nhiều bản sao cho tài liệu Word của bạn. Cũng như phần coi lại kết quả ở trên. Bạn có thể tham khảo và tiến hành tương tự.
Như vậy là mình đã tìm hiểu xong công việc trộn thư trong Word bởi file Excel bao gồm sẵn rồi. Chúng ta cũng có thể áp dụng khiến cho ra các bức thư mời nhưng mà không tốn những thời gian.
Nhưng trong quy trình tạo hoặc tải danh sách khách mời lên Word gồm sai sót. Vậy làm cách nào để sửa đổi và xóa những trường khi mang đến ra công dụng sai. Cùng xem tiếp sau đây nhé!
Cách chỉnh sửa và xóa các trường khi mang lại ra hiệu quả sai
Để chỉnh sửa hoặc xóa một trường rất đơn giản. Trong quy trình tạo list bị sai tên khách mời hoặc thiếu thương hiệu trường. Bạn có thể thực hiện quá trình sau đây để khắc chế lỗi.
Bước 1: Đầu tiên cần xác định lỗi yêu cầu sửa. Ở trên đây mình bị thiếu thốn mất một ngôi trường đó là tên gọi của học sinh.
Bước 2: Vào This PC trên máy vi tính để mở ra tệp danh sách thuở đầu bạn sẽ lưu hoặc vào file Excel gồm sẵn.
Bước 3: Ở phía trên bạn tiến hành sửa lại hoặc xóa thương hiệu bị sai. Dường như để thêm ngôi trường mới chúng ta nhấn chuột yêu cầu chọn Insert vào cột nên thêm.
Tương tự hy vọng xóa trường bạn liên tục nhấn chuột buộc phải tại trường đề nghị xóa sau đó chọn Delete. Như vậy là tên trường đã có được xóa hoàn toàn. Kế tiếp lưu lại file.
Bước 4: Vào Word ở chỗ Mail Merge lựa chọn Edit recipient list như hình minh họa rồi cài File Excel vừa sửa lên.
Bước 5: Nhấn Open và thuộc xem lại kết quả.
Trên trên đây là quá trình chỉnh sửa và xóa ngôi trường khi cho ra hiệu quả sai. Đơn giản là ta chỉ sửa lại tin tức lưu vào máy tiếp đến tải lại lên Word. Ngoài ra để né mất thời gian sửa đi sửa lại những lần. Bạn nên nắm một vài chú ý dưới trên đây trong quy trình trộn thư vào Word.
Những lưu lại ý cần phải biết khi trộn thư trong Word
Khi trộn thư trong Word, chúng ta cũng có thể tùy chỉnh tài liệu cho tương xứng với từng tín đồ nhận. Trải qua việc sử dụng những trường tài liệu và những công núm định dạng. Nhưng trong khi bạn cũng rất cần được nắm một vài lưu ý trộn thư trong Word để tránh trường hợp sai sót.
Đặt tên và định dạng cho các trường tài liệu trong danh sách người nhận.Định dạng thư chủng loại để kị lỗi trộn thưKiểm tra lại tập tin tài liệu nguồn trước lúc trộn thư nhằm tránh lỗi kết nốiSử dụng đúng mực các trường dữ liệuTrên đó là tổng hợp những cách trộn thư vào Word 2010, năm nhâm thìn đơn giản ai cũng làm được. Đối với biện pháp trộn thư trong Word 2016, 2010 đều sở hữu cách làm như nhau. Nên bạn cứ yên trọng điểm làm theo quá trình hướng dẫn. Với đừng quên chia sẻ cho bạn bè nếu thấy tốt và có ích nhé!
