Biểu mẫu mã Excel quản lý hồ sơ nhân sự
1. Các thành phần của một file Excel cai quản hồ sơ nhân sự
Trong file thống trị hồ sơ nhân sự bằng Excel bao gồm những tin tức sau:
Mã nhân viên (mã chấm công): từng nhân sự được gán với cùng 1 mã số thắt chặt và cố định không trùng nhau. Lúc nhân sự đó nghỉ việc, mã số này yêu cầu được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).
Bạn đang xem: File quản lý nhân sự bằng excel
Họ và tên
Bộ phận
Loại hình nhân sự: BOD, cai quản lý, nhân viên,...
Vị trí công việc: là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận, bao hàm cả level hiện tại. Ví dụ: chuyên viên sales cấp độ 1
Loại hình làm cho việc: Full-time, part-time, thời vụ,...
Cơ sở làm cho việc: Trụ sở, trụ sở 1, trụ sở 2,...
Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý kế hoạch có xác nhận địa phương, bản sao công bệnh CMTND hoặc CCCD, bản sao công hội chứng giấy khai sinh, phiên bản sao công hội chứng sổ hộ khẩu, phiên bản sao công chứng bằng xuất sắc nghiệp, Giấy đi khám sức khoẻ bao gồm dấu đỏ, vừa lòng đồng có chữ ký kết và dấu đỏ, có thể thêm ảnh thẻ.
2. Cần phối kết hợp hồ sơnhân sự với số đông biểu chủng loại nhân sự Excel làm sao khác?
Nếu như để quản lý thông tin ứng viên, bộ phận tuyển dụng chỉ cần quan trung ương tới một số trong những thông tin cơ phiên bản như họ và tên, thông tin liên hệ, chuyên môn học vấn, tay nghề làm việc,... Thì thống trị nhân sự yên cầu phức tạp nhiều hơn thế.
Để quản lý một cách bao quát và rất đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì xung quanh file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp đề nghị sở hữumột khối hệ thống gồm 5biểu chủng loại Excel khác:
File Excelquản lý list nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan tốt nhất về thông tin của các nhân sự đang làm việc tại công ty (đang trong thời hạn phù hợp đồng).
File Excel làm chủ hợp đồng: Doanh nghiệp yêu cầu dùng tệp tin Excel này quản lý thông tin đúng theo đồng thử việc và những loại vừa lòng đồng lao hễ (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước nhất định gồm thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ khẳng định thời hạn, HĐLĐ không khẳng định thời hạn).Các trường thông tin của biểu mẫu thống trị hợp đồng nhân sự khá solo giản, mặc dù lại bao hàm lượng tài liệu lớn và yên cầu độ đúng đắn cao.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp sẽ đón thêm những nhân viên mới. Filequản lý hồ sơbằng Excel về cơ bạn dạng là sự phối hợp giữa nhì biểu mẫu danh sách nhân sự cùng Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào những thông tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự ngủ việc:Cũng tựa như như Biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ ngơi việc, công ty lớn cần thân thiện hơn sự chuyển đổi của các yếu tố có khả năng sẽ bị huỷ hiệu lực sau khi nhân sự ngủ việc, cũng như hồ sơ quan trọng để hoàntất thủ tục xong xuôi hợp đồng.File Excel theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: không hẳn là nhân sự bắt đầu hay nhân sự nghỉ ngơi việc, dịch chuyển tiền lươngbao gồm các trường vừa lòng tăng lương, bớt lương, tăng level, sút level, vận chuyển vị trí, chuyển công tác,... Trong file Exceltheo dõi biến động này, cần lưu ý tới ngày sự đổi khác có hiệu lực.
Để hỗ trợ phần tử nhân sự các doanh nghiệp, gametonghop.net.vn đang tổng đúng theo thông tin toàn bộ 06 biểu chủng loại trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại trên đây để tải về miễn phí.
Các tài liệu khác hoàn toàn có thể tải về:
1.Bộ trường đoản cú điển năng lực & phiên bản mô tả các bước cho 60+ địa điểm trong doanh nghiệp
2.Mẫu Excel bảng chấm công tiên tiến nhất (theo giờ, ngày, tuần)
3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện tại hành (cập nhật 5/2021)
4.Mẫu Word quy định lương thưởng, phụ cấp và xử phạt dùng trong doanh nghiệp
5.Mẫu Word nội quy doanh nghiệp (bản không thiếu 21 trang)
6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) bạn dạng đầy đầy đủ 38 trang
3. Có giải pháp nào sửa chữa thay thế biểu mẫu mã Excel để quản lý hồ sơ nhân sự nhanh - gọn gàng - chính xác - bảo mật hơn không?
Quản lý nhân sự bởi Excel từ lâu đã được coi là nhiệm vụ quen thuộc của bộ phận Nhân sự các doanh nghiệp. Sự thân quen này thậm chí còn được xem là lẽ đương nhiên: bọn họ vẫn đã từng ngày từng ngày trung thành với quá trình tra soát, nhập liệu bằng tay thủ công trên phần đông file số liệu này.
Đúng vậy, “quản lý làm hồ sơ nhân sự” là vấn đề bắt đề xuất làm. Vậy nhưng, công cụ có thể sử dụng đâu mang định chỉ hoàn toàn có thể là “Excel”?
Theo Gartner, 30% doanh nghiệp lớn quy mô trung bình và khủng trên toàn cầu sẽ sử dụng bộ công cụ dựa vào đám mây cho các nhiệm vụ quản trị nhân sự vào năm 2020.
Ngày nay, công nghệ 4.0 bao phủ sóng rộng rãi, thậm chí trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) và công nghệ máy học tập (Machine Learning - ML) đã đóng vai trò quan trọng trong nhiều nhiệm vụ quản trị với vận hành; vậy chẳng có gì cạnh tranh hiểu lúc doanh nghiệp thay thế sửa chữa Excel bởi một công cụ hiện đại hơn để thống trị nhân sự.
Và quan trọng hơn hết, việc tận dụng một phương án tiện điểm cộng giúp doanh nghiệp chưa hẳn tập trung rất nhiều vào các các bước liên quan liêu tới thủ tục mà không tạo nên năng suất làm việc.
a. 06 nhược điểm của biểu chủng loại Excel khi sử dụng để quản lý nhân sự
Dữ liệu phân tán, rất khó khăn để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
Khi làm chủ hồ sơ bởi file Excel, chắc rằng doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ bị phân tán ở những file không giống nhau. Chúng ta cũng ngầm đồng ý sẽ chi thêm nhiều thời hạn và công sức của con người để xử lý.
Tuy nhiên, điều đó không dễ dàng chỉ là tiêu tốn lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp, bên cạnh đó dẫn tới những hệ luỵ nguy khốn hơn - cản ngăn việc thanh tra rà soát tổng thể, tạo report nhân sự, và việc nhanh chóng ra đưa ra quyết định của lãnh đạo.
Không bảo đảm an toàn bảo mật
Lẽ tất nhiên là nhà làm chủ nào vẫn muốn bảo mật những thông tin vào doanh nghiệp, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm. Trong công tác làm chủ nhân sự chứa tương đối nhiều dữ liệu như vậy: nấc lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số phù hợp đồng, tại sao nghỉ việc,...
Xem thêm: Video Kinh Hoàng Vòi Rồng Lớn Nhất Thế Giới, Video Kinh Hoàng Vòi Rồng Khổng Lồ Càn Quét Ở Mỹ
Tuy nhiên, những biểu mẫu mã Excel đích thực không bảo đảm an toàn bảo mật. Không có phân quyền, ko có quanh vùng dữ liệu như thế nào được ghi lại “chỉ dành cho tất cả những người quản lý” cả. Tuy nhiên chủ sở hữu file hoàn toàn có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi không giống trường hòa hợp bị rò rỉ ra ngoài.
Đó là chưa kể nhiều người dân sẽ phải dùng phổ biến một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc kiểm soát điều hành bảo mật gần như là là không thể.
Quản lý làm hồ sơ nhân sự bởi Excel tiềm tàng nhiều mối nguyhại đến doanh nghiệp
Không thể còn lại “thừa kế” cho tất cả những người sau
Giả sử bao gồm một người có quyền lực cao nhân sự mới đến mừng đón công việc, tuy nhiên cô ấy lại quan yếu “giải mã” giải pháp đặt tên và sắp đến xếp các thông tin bên trên biểu mẫu mã Excel mà tín đồ cũ nhằm lại. Vậy cô ấy có thể làm gì ngoài câu hỏi phải sửa đổi các biểu chủng loại đó theo sự hiểu biết và kinh nghiệm tay nghề của mình, hoặc tệ không dừng lại ở đó là ban đầu lại từ số lượng 0 tròn trĩnh.
Biểu mẫu làm chủ nhân sự bằng Excel là 1 trong tài nguyên quý hiếm của doanh nghiệp, nhưng lại thật tiếc là không có công dụng bàn giao và thừa kế trọn vẹn.
Khả năng tích thích hợp kém
Trong nghiệp vụ quản trị nhân sự nói chung, có rất nhiều phần mềm doanh nghiệp có thể sử dụng như ứng dụng chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm cai quản KPI/OKR, cai quản tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký kết điện tử,... Nhược điểm của biểu chủng loại Excel là quan yếu tích hợp với những công cụ tân tiến đó.
Ngay cả cùng với những giải pháp phổ biến hơn như là đồng hồ, định kỳ biểu hay email thì Excel cũng không liên kết được.
Dễ tạo ra những lỗi sai bởi thao tác của con người
Tất cả các thao tác làm việc của con bạn trên biểu chủng loại Excel, từ việc nhập liệu tới tra cứu kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... Hầu như được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con tín đồ không được xây dựng sẵn như ứng dụng nên sai sót là vấn đề dễ hiểu; tuy vậy không cung ứng được con người thì là thiếu hụt sót của công cụ.
Sai lầm đã còn xẩy ra thường xuyên không dừng lại ở đó khi không ít người cùng truy vấn và sửa đổi một tệp tin Excel. Tức thì tại lúc chú ý thấy người khác đang thao tác làm việc trên thuộc một đồ họa với mình, chuyên viên của bạn đã sở hữu thể bị mất triệu tập và gây nên nhầm lẫn.
Không thể không ngừng mở rộng khi công ty tăng quy mô
Dữ liệu vững mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có tương đối nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở buộc phải khổng lồ. Quan trọng giải quyết bằng phương pháp cứ tạo thêm số trang, số dòng, số cột,... được.
Hay nói giải pháp khác, khi doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, quản lý nhân sự bởi biểu mẫu Excel truyền thống cuội nguồn gần như thể không tưởng.
b. ứng dụng quản trị thông tin nhân sự gametonghop.net HRM là giải pháp hàng đầu để thay thế biểu mẫu mã nhân sự Excel
Thấu hiểu những bài toán trong nhiệm vụ quản trị và các nhược điểm của biểu chủng loại nhân sự Excel nói trên, gametonghop.net.vn vừa qua đã cho giới thiệu một phương án thay thế tuyệt vời và hoàn hảo nhất - Phần mềm thống trị thông tin nhân sự gametonghop.net HRM.
Phần mềm gametonghop.net HRM+ với những tính năng tuyển chọn dụng, hội nhập, thống trị thông tin nhân sự toàn diện
gametonghop.net HRM gồm thể tự động hóa tạo ra các report chuyên sâu, giúp bạn hối hả đưa ra ra quyết định nhân sựĐâu là phần đa chỉ số quan trọng đặc biệt cần thống kê trong quản trị nhân sự? số lượng nhân sự với workload của các phòng ban? Tổng số tiền thuế đề xuất nộp? Tổng số tiền lương đề xuất trả toàn công ty? Số chi phí lương ở trong phòng marketing? nút lương vừa phải trên một nhân sự? Tổng bỏ ra phí? ROI nhân sự?
Các chỉ số này sẽ tiến hành tính toán tự động từ những tài liệu sẵn có của người tiêu dùng trên phần mềm, cùng hiển thị ngay tức thì (real-time) trong mục báo cáo.
Như vậy, bất kể lúc nào bạn cũng có thể nắm được tình hình tổng quan liêu về nhân sự vào doanh nghiệp để đưa ra các quyết định đúng đắn.
Một phần bối cảnh các report được tạo tự động từ các thông tin nhân sự trên gametonghop.net HRM
gametonghop.net HRM có tác dụng bảo mật chặt chẽ, chỉ tín đồ được phân quyền mới rất có thể truy cập dữ liệu
Nếu như một file Excel thuận tiện được chia sẻ ra ngoài; thì để truy vấn được vào hệ thống gametonghop.net HRM của doanh nghiệp, một người sẽ phải sở hữu một tài khoản ứng dụng (được sinh sản và kiểm soát và điều hành bởi nhà doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ bao gồm lãnh đạo với một vài nhân viên nhân sự cấp cao mới gồm quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty, còn quản lý chỉ tất cả quyền coi (chứ chưa hẳn chỉnh sửa) tài liệu của cung cấp dưới thuộc cơ quan mình.
Đối với góc nhìn từ phía nhân viên, gametonghop.net.vn có hỗ trợ thêm một vận dụng khác nhằm họ từ xem thông tin cá thể và các dữ liệu thao tác làm việc khác của phiên bản thân được lưu trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này có tên gametonghop.net Me, còn gọi là Trang hồ sơ cá nhân của từng người.
Như vậy, không chỉ bảo mật thông tin giỏi hơn, ứng dụng của gametonghop.net còn đề cao tính minh bạch, đáp ứng nhu cầu mong muốn theo thông tin được biết của nhân viên trong những khi vẫn đảm bảo quyền điều hành và kiểm soát của doanh nghiệp.
gametonghop.net HRM có thiết kế chuyên nghiệp, dễ sử dụng, thuận tiện bàn giao mang lại người thống trị khác
Phần mềm có chức năng lưu trữ dữ liệu vô thuộc lớn, khả năng hiển thị cũng rộng gấp các lần so với một biểu mẫu mã Excel nên không tồn tại thông tin nào hệt như một “mã số túng ẩn” cả.
Ngay cả đồ họa và cách sắp xếp những trường tin tức cũng theo như đúng quy chuẩn và logic, đảm bảo an toàn dễ dàng hiểu hiểu và sử dụng cho một fan mới - kể cả là một trong những trưởng chống nhân sự tay nghề cao hay một chuyên viên mới vẫn còn đấy “gà mờ”.
Một phần đồ họa của Phần mềm làm chủ thông tin nhân sự gametonghop.net HRM
gametonghop.net HRM có khả năng tích hợp lớn theo cả chiều rộng cùng chiều sâu
Trong bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn vẹn của gametonghop.net.vn còn đa phần mềm bổ ích khác: ứng dụng onboarding nhân viên cấp dưới mới, chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản trị mục tiêu, quản lý tài sản,... ứng dụng HRM được tích hợp nghiêm ngặt với tất cả các ứng dụng này - và cả các công cụ bên phía ngoài khác.
Lấy ví dụ, trên gametonghop.net HRM, nhân sự A có tin tức mã chấm công là 072, email nội bộ là nguyenvana
